Juridisch

Privacyverklaring

Stichting A4D Oog in Al (hierna: de Stichting) organiseert de Avondvierdaagse Oog in Al, een wandelevenement voor kinderen uit de wijk Oog in Al in Utrecht. Bij die organisatie verwerken wij persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens dat zijn, met welk doel en op welke grondslag wij ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en hoe je je rechten kunt uitoefenen. Vragen over privacy kun je stellen via info@a4dooginal.nl.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking is:

Stichting A4D Oog in Al (Stichting Avondvierdaagse Oog in Al)
KvK-nummer: 52219771
Gevestigd in Utrecht
E-mail: info@a4dooginal.nl

De Stichting is een vrijwilligersorganisatie van ouders van de vijf basisscholen in de wijk. Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; voor alle privacyvragen kun je terecht bij het bovenstaande e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om de Avondvierdaagse te organiseren en veilig te laten verlopen. Afhankelijk van je rol kunnen dat de volgende gegevens zijn.

Contact met de organisatie

Als je ons mailt of via een toekomstig contactformulier een bericht stuurt, verwerken wij je naam, je e-mailadres en de inhoud van je bericht. Op dit moment verloopt contact nog volledig via e-mail.

Inschrijving van een kind als deelnemer

De inschrijving van kinderen voor de wandeltocht verloopt via een extern inschrijfsysteem (KWBN/Tixxy). De Stichting verwerkt zelf geen inschrijfgegevens op deze website; die worden verwerkt door KWBN/Tixxy als afzonderlijke partij. Welke gegevens daar worden gevraagd en hoe die worden verwerkt, staat in de privacyverklaring van KWBN/Tixxy. Voor zover de Stichting deelnemersgegevens van KWBN/Tixxy ontvangt om het evenement te organiseren (bijvoorbeeld naam van het kind, gekozen afstand, school, en bij gebruik van de U-Pas-korting een U-Pas-nummer), gaan wij daar zorgvuldig mee om volgens deze verklaring. De Stichting ontvangt en verwerkt van KWBN/Tixxy de volgende negen velden: de naam van het kind, het e-mailadres van de verzorger, de gekozen afstand (5 of 10 km), het telefoonnummer van de verzorger, de geboortedatum van het kind, de school, de klas of groep, het U-Pas-nummer (indien van toepassing) en het medaillenummer. Er worden geen medische gegevens of allergieen verwerkt. Deze gegevens worden ontvangen als deelnemerslijst of export en zijn alleen toegankelijk voor de organisatoren die ze nodig hebben voor de organisatie van het evenement.

Aanmelding als vrijwilliger

Voor de coordinatie van vrijwilligers gebruikt de Stichting een eigen vrijwilligers-planner. Als je je aanmeldt als vrijwilliger (bijvoorbeeld als verkeersregelaar, voorloper, achterloper of algemene vrijwilliger) verwerken wij:

je naam;
je e-mailadres (dit is tevens je inlogadres voor de planner);
optioneel je telefoonnummer;
optioneel de school waar je kind op zit;
optioneel een avatar of een door jou geuploade profielfoto;
je opgegeven beschikbaarheid per avond en je gewenste of toegewezen rol en route;
technische gegevens voor de inlogfunctie (een tijdelijke inloglink en sessiegegevens);
een logboek van wijzigingen aan je gegevens en inzet, inclusief het IP-adres en de browserinformatie waarmee een wijziging is gedaan, voor de controleerbaarheid van de planning.

Gegevens die de website automatisch verwerkt

Onze website maakt gebruik van Google Analytics voor anonieme bezoekstatistieken (zie de sectie Cookies en statistieken). Daarnaast verwerkt de webserver standaard technische gegevens zoals je IP-adres in logbestanden, wat nodig is voor de werking en beveiliging van de site.

3. Bijzondere aandacht voor gegevens van kinderen

De Avondvierdaagse is een evenement voor kinderen vanaf groep 3. De deelnemers zijn dus minderjarig. Wij vinden het belangrijk hier eerlijk en zorgvuldig over te zijn.

Inschrijven gebeurt door een ouder of verzorger. Een kind schrijft zichzelf niet in; dat doet een ouder of verzorger. Daarmee geeft de ouder of verzorger toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind die voor deelname nodig zijn.
Wij verwerken alleen kindgegevens die nodig zijn voor deelname en veiligheid. Concreet gaat het om de naam van het kind, de gekozen afstand (5 of 10 km), de school, de klas of groep, de geboortedatum van het kind, het U-Pas-nummer (indien van toepassing) en het medaillenummer. De geboortedatum is een gegeven van een minderjarige en wordt verzameld met toestemming van de ouder of verzorger bij inschrijving. Er worden geen medische gegevens of allergieen verwerkt.
Doel. De kindgegevens worden gebruikt om het kind te kunnen indelen op de juiste route en afstand, om de stempelkaart en medaille te kunnen verstrekken, en om de wandeltocht veilig te laten verlopen.
De vrijwilligers-planner bevat geen kindgegevens. In de planner staan alleen gegevens van volwassen vrijwilligers. Het veld "school" in een vrijwilligersprofiel verwijst naar de school van het kind van de vrijwilliger, maar bevat geen gegevens van het kind zelf.

Ben je ouder of verzorger en wil je weten welke gegevens van je kind zijn verwerkt, of wil je die laten corrigeren of verwijderen? Neem dan contact op via info@a4dooginal.nl.

4. Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen en op de volgende grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

Beantwoorden van vragen en contact. Grondslag: jouw toestemming, dan wel ons gerechtvaardigd belang om op berichten te kunnen reageren.
Inschrijven en indelen van deelnemende kinderen. Grondslag: toestemming van de ouder of verzorger, en ons gerechtvaardigd belang om het evenement te kunnen organiseren en veilig te laten verlopen.
Coordineren van vrijwilligers via de planner. Grondslag: jouw toestemming bij aanmelding, en ons gerechtvaardigd belang om voldoende en goed ingedeelde vrijwilligers (waaronder verkeersregelaars) te hebben, wat een voorwaarde is voor de vergunning.
Anonieme bezoekstatistieken van de website. Grondslag: jouw toestemming via de cookiebanner.
Beveiliging en goede werking van de website en de planner. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op fiscaal of administratief gebied. Grondslag: wettelijke verplichting.

5. Cookies en statistieken

Onze website plaatst alleen functionele en noodzakelijke cookies en gebruikt daarnaast Google Analytics voor anonieme statistieken.

Functionele opslag. Wij gebruiken de lokale opslag van je browser om je cookiekeuze te onthouden. De vrijwilligers-planner gebruikt een sessie-cookie zodat je ingelogd blijft. Deze opslag is noodzakelijk en wordt zonder toestemming gebruikt.
Google Analytics (GA4). Wij gebruiken Google Analytics om te zien hoe de website wordt gebruikt, zodat we hem kunnen verbeteren. Google Analytics is op deze site ingesteld met Consent Mode v2. Dat betekent dat er geen analytics-cookies worden geplaatst en er geen identificeerbare meting plaatsvindt zolang je geen toestemming hebt gegeven. Zonder toestemming worden hoogstens cookieloze, geaggregeerde signalen verstuurd. Pas nadat je in de cookiebanner op "Akkoord" klikt, wordt de volledige analytics-meting met cookies actief. Wij hebben daarbij IP-anonimisering ingeschakeld en gebruiken Google Analytics niet voor advertenties; advertentie-gerelateerde opslag staat altijd uitgeschakeld.
Cookiebanner. Bij je eerste bezoek verschijnt een banner waarmee je de statistieken kunt accepteren of weigeren. Je keuze wordt onthouden in je browser. Je kunt je keuze altijd herzien door de opslag van je browser te wissen.

In Google Analytics is de bewaartermijn voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens ingesteld op 2 maanden. Daarna worden die gegevens automatisch verwijderd.

6. Delen met derden

Wij verkopen je gegevens niet en delen ze alleen met partijen die ons helpen de Avondvierdaagse te organiseren, of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Op basis van de techniek van de website en de planner zijn dat in elk geval de volgende partijen:

Strato, onze hostingprovider, waar de website en de vrijwilligers-planner draaien en waar de planner-database staat.
KWBN/Tixxy, het externe inschrijfsysteem waarmee deelnemende kinderen worden ingeschreven.
Google (Google Analytics), voor anonieme bezoekstatistieken van de website, na toestemming.
Google Fonts, voor het laden van lettertypen op de website. Hierbij kan je IP-adres aan Google worden doorgegeven.
Behold.so, voor het tonen van onze recente Instagram-berichten op de nieuwspagina via een widget.
Strato, tevens onze e-mailprovider, voor het versturen van inlog- en bevestigingsmails van de vrijwilligers-planner en voor het organisatie-e-mailadres.

Embedded inhoud van derden, zoals de Instagram-widget, Google Fonts en routekaarten van Komoot of YouTube-video's, kan gegevens (zoals je IP-adres) naar die partijen sturen. Deze partijen hebben hun eigen privacyverklaringen waarop de Stichting geen invloed heeft.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. Dit betreft Strato (hosting en e-mail), Google (Google Analytics) en KWBN/Tixxy (inschrijvingen).

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld.

Contactberichten bewaren wij maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij een wettelijke bewaartermijn anders vereist.
Vrijwilligersgegevens in de planner. Je kunt je account op elk moment zelf verwijderen via je profiel in de planner; daarbij worden je gegevens, beschikbaarheid en indelingen permanent verwijderd. Verwijder je je account niet zelf, dan bewaren wij vrijwilligersaccounts tot 24 maanden na de laatste editie waaraan de vrijwilliger heeft deelgenomen; daarna worden ze verwijderd.
Het wijzigingslogboek van de planner wordt bewaard voor de controleerbaarheid van de planning. Het logboek bevat IP-adressen en wordt maximaal 12 maanden bewaard, daarna verwijderd.
Deelnemersgegevens uit het inschrijfsysteem. Deelnemersgegevens die de Stichting van KWBN/Tixxy ontvangt, bewaren wij tot uiterlijk het einde van het kalenderjaar volgend op de editie, voor nazorg en klachtafhandeling; daarna worden ze verwijderd.
Gegevens met een wettelijke bewaarplicht, zoals financiele administratie, bewaren wij zo lang als de wet voorschrijft (voor de financiele administratie geldt een wettelijke termijn van zeven jaar).

8. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Onder andere:

de website en de vrijwilligers-planner zijn alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS) bereikbaar;
de vrijwilligers-planner werkt met inloggen via een tijdelijke, beperkt geldige inloglink in plaats van wachtwoorden;
formulieren in de planner zijn beveiligd tegen misbruik (onder meer met CSRF-bescherming);
toegang tot vrijwilligersgegevens is beperkt tot de organisatoren die deze nodig hebben;
wijzigingen in de planner worden gelogd, zodat herleidbaar is wie wat heeft aangepast.

Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik? Neem dan contact op via info@a4dooginal.nl.

9. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

je persoonsgegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
je gegevens te laten verwijderen;
bezwaar te maken tegen de verwerking;
de verwerking te laten beperken;
je gegevens over te laten dragen;
een eerder gegeven toestemming weer in te trekken.

Ben je vrijwilliger, dan kun je een groot deel van je gegevens zelf inzien, aanpassen of verwijderen via je profiel in de vrijwilligers-planner. Voor alle andere verzoeken, en voor verzoeken over de gegevens van je kind, kun je mailen naar info@a4dooginal.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen de wettelijke termijn van vier weken. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen je verzoek nader te onderbouwen.

10. Klacht indienen

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf via info@a4dooginal.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de organisatie van het evenement of de gebruikte techniek verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Vastgesteld op 14 mei 2026.